Puțini oameni pot spune că nu își lasă niciodată căsuța de e-mail să scape de sub control. Chiar dacă ești mai mult un căsuța de e-mail zero devotat, există o bună șansă să te regăsești cu o căsuță de e-mail inundată atunci când te întorci din vacanță sau trebuie să mergi cu capul la un proiect pentru câteva zile.
Pur și simplu, lăsând e-mailurile acolo unde aterizează pierde timpul. Tu pierdeți 27 de minute în fiecare zi recitirea e-mailurilor care se dezlănțuie în căsuța de e-mail, deoarece nu puteți să nu citiți ceea ce văd ochii.
O cutie primită completă creează, de asemenea, mai multe distrageri. Studiile sugerează că este nevoie 23 de minute pentru a reveni la sarcina dvs. originală odată întreruptă. În plus, căsuțele primite complete creează dezordine vizuală, care vă epuizează energia cognitivă.
Pentru a vă șterge căsuța de e-mail, puteți aspira să examinați fiecare e-mail în mod individual. Cu toate acestea, ar dura câteva ore dacă ați petrece doar un minut pe fiecare e-mail. Alternativa este la fel de riscantă - ați putea muta toate e-mailurile într-un singur dosar captivant sau le puteți șterge pe toate și riscați să pierdeți o notă importantă.
Cu toate acestea, prin activitatea mea de coaching și instruire, am identificat șase căutări care identifică e-mailurile care sunt mult mai puțin susceptibile de a necesita procesare individuală. Folosind aceste căutări, puteți muta sute - dacă nu mii - de e-mailuri din căsuța de e-mail în câteva minute, lăsându-le pe cele care sunt cel mai susceptibile să necesite o examinare individuală.
Înainte de a putea profita de aceste șase căutări, trebuie să creați două foldere de e-mail. Mai întâi, creați „Arhivă” în Outlook sau „Toate mesajele” în Gmail, apoi creați „Lecturi”, indiferent de serviciul de e-mail pe care îl utilizați. După ce faceți acest lucru, iată șase căutări pe care le puteți utiliza pentru a identifica e-mailurile care nu sunt susceptibile de a justifica prelucrarea individuală.
1. Mutați toate e-mailurile mai vechi de 7 zile în Arhivă / Toate mesajele
LA Studiu 2018 din 1.200 de consumatori au descoperit că doar 13 la sută din clienți și mai puțin de 1 la sută din colegii de muncă așteaptă un răspuns la un e-mail după 2 zile. Există puține șanse ca expeditorul unui e-mail vechi de o săptămână să aștepte în continuare un răspuns. Pentru a elimina mai multe e-mailuri, schimbați acest lucru în cinci sau chiar trei zile.
Izolați aceste e-mailuri folosind aceste secvențe de căutare și apoi mutați-le în Arhivă / Toate mesajele:
semn zodiacal pentru 23 martie
- Gmail: in: inbox vechi_than: 7d
- Outlook: primit:<=1/27/19 (replace with the date 7 days ago)
2. Mutați toate e-mailurile pe care sunteți accesate și care au o vechime mai mare de 3 zile în Arhivă / Toate e-mailurile
Când primiți e-mailuri, există mai puține șanse să răspundeți dacă nu ați făcut-o deja. Găsiți aceste e-mailuri utilizând următoarele secvențe de căutare și apoi mutați-le în Arhivă / Toate mesajele.
- Gmail: cc: me older_than: 3d
- Outlook: cc: e-mailul dvs., primit:<=1/27/19 (replace with the date 3 days ago)
3. Mutați e-mailurile care nu au numele dvs. în ele și au o vechime mai mare de 3 zile în Arhivă / Toate mesajele
Este mai puțin probabil ca e-mailurile care nu includ numele dvs. să vă solicite răspunsul. Unele e-mailuri (de exemplu, adresate unei echipe sau începute cu „Bună tuturor”) pot necesita răspunsul dvs., dar prin asocierea criteriului de nume lipsă cu un criteriu vechi de 3 zile, puteți reduce riscul de a pierde ceva important.
- Gmail: -matt older_than: 3d
- Outlook: NU a primit mat:<=1/27/19 (replace with the date 3 days ago)
4. Mutați toate e-mailurile din buletinul informativ și din lista de expediere în folderul Lecturi
Nu trebuie să citiți un buletin informativ. Mutați-le în folderul Lecturi și configurați reguli / filtre pentru a le direcționa automat acolo în viitor.
Nu există o modalitate perfectă de a găsi aceste e-mailuri, dar puteți utiliza această căutare și următoarea pentru a obține majoritatea:
- Gmail: in: eticheta inbox: ^ unsub
- Outlook: dezabonați-vă SAU „renunțați”
5. Mutați e-mailurile rămase din lista de corespondență în Lecturi căutând termenii obișnuiți ai listei de discuții
După ce ați folosit căutarea anterioară, căutați următorii termeni în Gmail și Outlook pentru a găsi eventuale persoane care se confruntă: „politica de confidențialitate” sau 'termeni si conditii' sau „preferințe” sau „vizualizare în browser” sau „vizualizați ca pagină web”.
ce semn este 22 februarie
6. Ștergeți notificările de răspunsuri la invitațiile din calendar
Deși e-mailurile care vă informează că cineva poate participa la o întâlnire viitoare poate fi util în acest moment, nu este necesar să permiteți acestor e-mailuri să vă înfundeze căsuța de e-mail atunci când puteți vizualiza răspunsurile oamenilor în total pentru orice întâlnire din invitația însăși.
Continuați și izolați aceste e-mailuri și apoi ștergeți-le:
- Gmail: de la: calendar-notification@google.com
- Outlook: „Ora Pacificului” (înlocuiți cu fusul orar). Din păcate, nu există o modalitate foarte simplă de a izola aceste e-mailuri în Outlook.
Aceste căutări pot arhiva câteva e-mailuri pe care doriți să le rămână în căsuța de e-mail, dar beneficiile depășesc cu mult riscul. În plus, poți găsi acele e-mailuri în dosarele tale la fel de ușor pe care le-ai avea în căsuța de e-mail.
