Căsuța de e-mail a lui Merlin Mann este plină de dezordine. Este jenant pentru el să recunoască. El este tipul care a inventat conceptul de căsuță zero.
Mann este un guru al productivității care a lansat site-ul web 43folders.com în 2004. În curând a început să predice Evanghelia cutiei de e-mail zero în articolele de pe site-ul său. New York-ul a descris-o ca pe un „sistem revoluționar de gestionare a e-mailurilor”. Mann a dat o Google Tech Talk pe căsuța de e-mail zero. A prins ca un incendiu.
Realizarea inbox zero a devenit atât de căutată, încât aplicația extrem de populară Mailbox și-a conceput întreaga strategie de produs în jurul lovirii cutiei zero. Când ați ajuns acolo, ați primit un mesaj glorios „Ați terminat” peste o imagine frumoasă. Imaginea s-ar schimba de fiecare dată, jucând experiența. (Dropbox a achiziționat Mailbox și a închis-o în 2016.)
Dar Mann spune că o facem greșit. Într-un interviu cu Marea Britanie cu fir , el explică cum am ratat cu toții ideea despre căsuța de e-mail zero - și ce ar trebui să facem în schimb.
Nu mai tratați căsuța de e-mail zero ca un mijloc de finalizare.
Ce anume este atât de util în realizarea căsuței de intrare zero? S-ar putea să poți spune că ai făcut-o. Se simte bine. Cu toate acestea, datorită volumului de e-mailuri pe care le primim în aceste zile, poate că nu mai este un obiectiv admirabil.
Când Mann a dezvăluit prima dată conceptul de căsuță de intrare zero, avea o singură căsuță de intrare. Astăzi, avem alte zeci care ar putea fi considerate căsuțe de e-mail.
E-mail de serviciu
Email personal
DM-uri Twitter
Facebook Messenger
DM-uri Instagram
Slack
Mesaje text
A spus Mann Cu fir ar trebui să disecați modul în care vă petreceți timpul pe aceste diferite căsuțe de e-mail. Dacă atenția dvs. este atât de răspândită, deoarece răspundeți la mesajele din toate aceste locuri tot timpul, nu este o surpriză că vă simțiți stresați.
Ai ceva grație cu tine însuți. Acceptați că nu puteți face totul. Uitați să răspundeți la fiecare mesaj. A lăsa să rămână unele dintre lucrurile mai puțin importante vă va oferi o liniște.
Dar aceasta nu este o scuză pentru a renunța pur și simplu și a nu mai răspunde la nimic. Cercetătorii Microsoft au descoperit că ignorarea e-mailurilor era un semn revelator al unui manager rău. Trebuie să rămâneți în continuare la punctele prioritare din căsuța de e-mail. Depinde de dvs. să decideți care sunt acele priorități.
Fii atent la abordarea curată a ardeziei.
An nou, nou deceniu. De ce nu alegeți opțiunea nucleară și apăsați ștergeți pe tot? Ștergeți ardezia curată și începeți proaspăt.
Aceasta este o idee teribilă, spune Mann. În schimb, identificați domeniile cheie de concentrare. Poate că puteți accesa ștergerea unui anumit tip de e-mail - cum ar fi notificările sau cele promoționale.
Dar salvați lucrurile importante. Începeți să formulați o strategie pentru a trage ceea ce este important și ce nu. Există diverse metode de minimizare a timpului petrecut pe e-mail. Mann sugerează să dedici timp de trei ori pe zi pentru a-ți ajunge din căsuța de e-mail. Unii experți în productivitate recomandă să nu verificați e-mailul la prima oră dimineața, astfel încât să vă puteți concentra pe sarcini de lucru profunde.
Este posibil ca aceste strategii să nu funcționeze pentru toți oamenii, în special pentru cei ale căror joburi necesită răspunsuri rapide la e-mailuri. Dacă aveți o oarecare flexibilitate în ceea ce privește e-mailul, iată câteva abordări:
Ștergeți aplicația de e-mail de pe telefon când sunteți în vacanță. Nu intra în panică. Este ușor să descărcați din nou aplicația atunci când sunteți din nou online.
Dacă trebuie să trimiteți un e-mail la sfârșit de săptămână sau în timpul orelor ciudate pentru a ajunge din urmă, programați-i să sosească în timpul programului de lucru. Acest lucru este deosebit de important dacă aveți un rol de conducere, astfel încât să conduceți prin exemplu și să nu perpetuați o cultură permanentă. Dacă trimiteți prin e-mail toate weekend-urile, rapoartele dvs. directe vor simți că trebuie și ele.
Dezactivați notificările - e-mail și altele - astfel încât să nu vă distrageți în permanență cu pinguri urgente, dar nu neapărat importante. (...)
