O propunere de afaceri este un document scris trimis unui potențial client pentru a obține un anumit loc de muncă. Propunerile pot fi solicitate sau nesolicitate. Un client poate solicita pur și simplu o propunere pentru un proiect în cursul unui apel de vânzări spunând: „Știi, sună interesant. De ce nu-mi trimiteți o propunere în acest sens? În alte cazuri, propunerea poate fi o solicitare formală, denumită de obicei o cerere de ofertă (cerere de propunere). RFP-urile sunt aproape întotdeauna și documente. Acestea specifică produsul sau serviciul care trebuie furnizat, calificările solicitate și termenul limită pentru depunere. Propunerile solicitate, evident, înseamnă că clientul a decis deja să facă o achiziție. Doar selectarea unui furnizor rămâne de făcut. În schimb, o propunere nesolicitată este adesea o prezentare de vânzare îmbrăcată într-o altă mantie - dar propunerea vizează în mod specific o activitate bine definită și limitată. Un exemplu de propunere nesolicitată este prezentarea schiței unei cărți către un editor care susține popularitatea subiectului, noutatea abordării și meritele autorului.
Propunerile de afaceri trebuie distinse de estimări . În multe domenii în care întreprinderile mici sunt active, estimările au același scop ca o propunere. Acestea sunt documentul care asigură vânzarea unui acoperiș sau a unei lucrări de pavaj sau a unui serviciu lunar de curățare a locuințelor. Dar în cazul în care se utilizează estimări, calificările vânzătorului și metoda acestuia de a îndeplini sarcina sunt, de asemenea, stabilite, dar prin alte mijloace - de obicei printr-un interviu sau un apel de vânzări. Uneori, se presupune că vânzătorul se potrivește locului de muncă, deoarece afacerea se bucură deja de o bună reputație. Propunerile, pe de altă parte, implică de obicei servicii complexe sau neobișnuite, cum ar fi amenajarea unui parc, supravegherea unei piețe sau construirea unei rafinării. În aceste cazuri, abordarea postului, proiectarea, implementarea, programul și chiar estetica necesită mai mult decât o simplă estimare în dolari.
Multe companii de servicii funcționează în totalitate pe baza propunerii. În alte cazuri, o propunere este uneori necesară, uneori nu. În câmpuri extrem de tehnice, propunerea poate fi completată cu listări uscate de specificații tehnice și / sau detalii de proces. Dar este vital să ne amintim că propunerile sunt întotdeauna în primul rând documente de vânzare .
ELEMENTELE PROPUNERII DE AFACERI
În majoritatea industriilor, propunerile au un format bine definit specific domeniului. Exemple ar putea fi furnizarea de servicii de cablare electrică către o bază înaltă ridicată sau turnarea fundațiilor pentru o dezvoltare suburbană. În astfel de cazuri, ofertantul ar trebui să obțină mai întâi propuneri vechi și să urmeze structura utilizată de obicei de comerțul său pe acea piață. În profesii precum arhitectura și amenajarea teritoriului, o prezentare vizuală, uneori chiar un model, este esențială pentru vânzare. Același lucru este valabil și pentru o propunere de publicitate. În aceste trei domenii - există și altele - prezentarea efectivă este de obicei o întâlnire. Orice document este suplimentar și tinde să rezume prezentarea cu așa-numita „placă de cazan”, adică detalii administrative.
Ceea ce urmează aici este o discuție despre propuneri mai generale, asociate de obicei cu studii, sondaje sau activități de servicii (de exemplu, servicii de protecție pentru un complex de depozite). În astfel de propuneri se aplică următoarea structură generală.
Toate propunerile au cel puțin două piese distincte: o scrisoare de intenție și documentul propunerii în sine. În plus, uneori, unul sau mai multe anexe pot fi furnizate cu diagrame, grafice, fotografii, hărți etc. Propunerile scurte, uneori cunoscute și sub denumirea de „propuneri de scrisori”, combină primele două piese într-o singură trimitere, de obicei de maximum șase până la opt pagini.
scrisoare de intenție servește ca document de transmitere. Mulți ofertanți folosesc, de asemenea, scrisoarea de intenție pentru a furniza esența propunerii într-o formă foarte prescurtată, pentru a evidenția calificările ofertantului, pentru a denumi prețul și pentru a solicita comanda.
document de propunere are de obicei următoarea structură:
- Pagina titlu. Această parte include de obicei numele dvs. și numele companiei dvs., numele persoanei sau companiei căreia i se trimite propunerea și data depunerii.
- Cuprins. Deși de obicei nu sunt necesare pentru propuneri mai scurte, acestea sunt uneori folosite pentru propuneri formale complexe. În cazurile în care diferite departamente ale clientului vor revizui separat părți ale documentului, cuprinsul este un mijloc util de ghidare rapidă a cititorului către subiecte precum Electricitate, Structură, Încălzire și Răcire (într-un proiect de construcție) Food sau Alimentație Servicii, muzică, divertisment, servicii de transport (într-un proiect de organizare a unui festival).
- Rezumat. Un rezumat poate fi inclus aici sau poate fi transmis în scrisoarea de intenție.
- Declarația problemei / problemei / locului de muncă. Această secțiune repetă, într-o manieră reformulată, obiectivele și obiectivele clientului, astfel cum sunt interpretate de ofertant. Includerea acestei reformulări a problemei este valoroasă pentru a arăta clientului că ofertantul înțelege corect problema.
- Abordare. În această secțiune ofertantul rezumă abordarea propusă pentru rezolvarea problemei clientului sau îndeplinirea sarcinii necesare. Abordarea propusă este adesea cheia câștigării locului de muncă - dacă prețul este corect - deoarece arată mijloace unice, moduri de gândire sau tehnici, de ce vor rezolva problema și de ce sunt superioare alternativelor. Secțiunea nu trebuie să fie detaliată. Detaliile sunt lăsate Metodologiei. Dar prezintă elementele strategice ale propunerii și argumentează în favoarea lor.
- Metodologie. Această secțiune dezvoltă în detaliu modul în care va fi realizată abordarea. Nivelul de detaliu ar trebui să fie suficient pentru a transmite clientului convingător ce se va întâmpla fără a se încurca în minute.
- Calificările ofertantului. Secțiunea prezintă documentația de ce ar trebui ales acest ofertant pe baza calificărilor, istoricului trecut și realizării cu succes a unor locuri de muncă similare în trecut.
- Program și criterii de referință. Elementele majore ale jobului sunt afișate aici pe o linie de timp. Dacă este necesar, sunt identificate repere specifice pentru a indica realizarea cu succes a obiectivelor intermediare.
- Propunerea de cost, programele de plată și aspecte juridice. Ofertantul concluzionează prin prezentarea prețului în detaliile pe care le solicită în cererea de ofertă. Este întotdeauna înțelept să identificați în mod specific atunci când ofertantul se așteaptă să obțină plăți parțiale pe măsură ce lucrările continuă. Dacă sunt implicate probleme juridice, acestea pot fi plasate aici. Dacă sunt lungi, pot merita o secțiune proprie.
PROPUNERI DE SUCCES
Propunerile de succes sunt, mai presus de toate, ceea ce clienții descriu ca „receptivi”, ceea ce înseamnă că ofertantul și-a făcut temele, este bine familiarizat cu nevoile și aspirațiile clientului și a răspuns cu atenție la toate aspectele unei cereri de oferte. Sensibilitatea este în cele din urmă mult mai importantă, oricum altele egale, decât atracția vizuală a prezentării sau chiar fluiditatea scrierii acesteia. O propunere frumoasă și bine scrisă care ratează sau ignoră elementele cheie ale proiectului clientului va pierde în fața unei propuneri plictisitoare care, altfel, este receptivă. Scrierea în Los Angeles Business Journal , Sharon Berman a remarcat că „Să-ți faci temele și să faci pregătirile necesare poate face diferența. Acest lucru este deosebit de important, având în vedere timpul și efortul enorm necesare pentru elaborarea unei propuneri profesionale. ” Întâlnirea cu factorii de decizie cheie din timp și punerea întrebărilor de sondare pentru a determina exact ceea ce caută este o pregătire minimă. Inutil să spun că un preț competitiv este invariabil determinantul final între concurenții egali.
BIBLIOGRAFIE
Berman, Sharon. „Cum să creați propuneri de afaceri care să influențeze clienții.” Los Angeles Business Journal . 3 ianuarie 2000.
Gilliam, Stacy. „Alimentează-ți propunerea”. Black Enterprise . Iunie 2005.
Sant, Tom. Propuneri de afaceri persuasive . AMACOM, 1 decembrie 2003.
